CÁCH LƯU TRỮ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

lưu trữ hóa đơn điện tử
Phần mềm hóa đơn điện tử

Việc doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử là hết sức thiết thực và hóa đơn điện tử có một ưu điểm vượt trội hơn so với hóa đơn giấy để các doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng đó chính là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Chính vì thế, bài viết này sẽ giúp cho các doanh nghiệp thấy được khả năng lưu trữ dưới dạng thông tin điện tử là khá nổi bật. Việc này không chỉ cho phép doanh nghiệp truy cập và trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa tình trạng thất lạc, hư hỏng hóa đơn.

Vậy để đảm bảo lưu trữ hóa đơn đúng cách và đầy đủ tính pháp lý của hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý một số thông tin dưới đây.

Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc này cũng sẽ giúp khách hàng chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc website hay phần mềm hóa đơn điện tử mà đơn vị cung cấp.

Hóa đơn như thế nào là đủ điều kiện để lưu trữ?

Trước khi tiến hành lưu trữ, các doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ cơ sở pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cơ sở pháp lý đảm bảo các điều kiện sau: 

1. Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

 2. Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

  • Hình thức hóa đơn: hóa đơn lưu trữ phải đảm bảo hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành. Nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
  • Thông tin trên hóa đơn: hóa đơn điện tử được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ, có đủ thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp có thể căn cứ theo khoản , Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC để tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

  1. Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
  2. Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận. Hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;
  3. Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Hiện nay, các phương thức và công nghệ lưu trữ dữ liệu ngày càng hiện đại và đa dạng. Việc đó giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn để đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, dễ dàng tra cứu, truy xuất.

Đặc biệt, Công ty TNHH Giải pháp số 247 là đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử UY TÍN đồng hành cùng cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh triển khai hóa đơn điện tử cho 24 quận, huyện.

Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ cho chúng tôi để tư vấn trực tiếp và giải đáp những thắc mắc:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP SỐ 247

Địa chỉ: 46/59 Đường số 18, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân

Hotline: 1900 986819

Email: info@giaiphapso247.com

Website: hoadondientueiv.com

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0943333349